A materialização de documentos é o ato de autenticar a cópia (em papel) de um documento (eletrônico), declarando que a cópia (em papel) está igual ao documento eletrônico apresentado.
A desmaterialização de documentos, por sua vez, é o ato de autenticar a cópia (eletrônica) de um documento (em papel), declarando que a cópia (eletrônica) está igual ao documento em papel.
Esses procedimentos foram autorizados pelo Provimento nº 22/2013, publicado pela Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de São Paulo, que regulamenta a materialização e a desmaterialização de documentos.
Finalidade da materialização e desmaterialização de documentos
A materialização e a desmaterialização têm a finalidade de multiplicar documentos, garantindo que outras vias, além da original, possam ser válidas e utilizadas por diversas pessoas, seja em papel ou em meio digital.
As certificações são conferidas por um tabelião de notas (ou por um oficial de registro civil), que são dotados de fé pública. A autenticação destes faz prova plena do fato de que a cópia é idêntica ao documento, ou seja, recebe a certificação de que é fiel à via original, não sofreu nenhuma alteração ou falsificação.
Como solicitar
Os atos podem ser realizados em Cartório de Notas, por um tabelião ou escrevente autorizado. A materialização é feita por meio da impressão integral, aposição da data e hora da autenticação, indicação do site de confirmação (quando aplicável), inserção de informação sobre a verificação da assinatura digital ou outro meio de confirmação, e aplicação do selo de autenticidade de documento eletrônico.
A desmaterialização é feita com a digitalização ou escaneamento do documento em papel e a geração de um código hash, para essa via eletrônica (escaneada ou digitalizada), a partir do uso de certificado digital, no padrão ICP-Brasil, necessariamente, por meio da “Central Notarial de Autenticação Digital” (CENAD), módulo de serviço da Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC). Em seguida, arquiva-se essa cópia virtual autenticada em uma mídia (pen-drive ou CD, por exemplo) fornecida ou custeada pelo usuário, de origem virgem ou formatada.
Documentos necessários
Materialização: Documento eletrônico com assinatura digital ou código de autenticidade;
Desmaterialização: Documento original.
